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L'AUTORITà PER LA
PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Nella
riunione odierna, in presenza del prof. Francesco
Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti,
del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,
componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario
generale;
Vista la normativa internazionale e comunitaria e il
codice in materia di protezione dei dati personali
(direttive nn. 95/46/CE e 2002/58/CE; d.lgs. 30 giugno
2003, n. 196);
Vista la documentazione in atti;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal
segretario generale ai sensi dell'art. 15 del
regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
Premesso:
1. Finalità del provvedimento.
Le iniziative di propaganda elettorale, o collegate a
referendum o alla selezione di candidati alle elezioni,
costituiscono un momento particolarmente significativo
della partecipazione alla vita democratica (art. 49
Cost.).
In vista delle prossime consultazioni il Garante
richiama l'attenzione sui principali casi nei quali
partiti, organismi politici, comitati di promotori e
sostenitori e singoli candidati possono utilizzare dati
personali per iniziative di propaganda rispettando i
diritti e le libertà fondamentali degli interessati
(art. 2 del Codice).
2. Dati utilizzabili senza consenso.
A) Liste elettorali.
Possono essere anzitutto utilizzati, senza il preventivo
consenso degli interessati, i dati contenuti nelle liste
elettorali che ciascun comune tiene, aggiorna
costantemente e rilascia in copia anche su supporto
elettronico. L'intera platea degli elettori può essere
così contattata agevolmente.
Possono essere altresì utilizzati i seguenti altri
elenchi e registri in materia di elettorato attivo e
passivo:
elenco degli elettori italiani residenti all'estero per
le elezioni del Parlamento europeo;
elenco aggiornato dei cittadini italiani residenti
all'estero finalizzato a predisporre le liste
elettorali, realizzato unificando i dati dell'anagrafe
degli italiani residenti all'estero (Aire) e degli
schedari consolari;
elenco dei cittadini italiani residenti all'estero
aventi diritto al voto per l'elezione del Comitato degli
italiani all'estero (Comites);
c.d. liste aggiunte degli elettori di uno Stato membro
dell'Unione europea residenti in Italia e che intendano
esercitare il diritto di voto alle elezioni del
Parlamento europeo.
B) Altri elenchi e registri pubblici.
Oltre alle liste elettorali, possono essere utilizzate
per la propaganda, anche in questo caso senza il
consenso degli interessati,altre fonti documentali
detenute da soggetti pubblici qualora esse siano
liberamente accessibili a chiunque senza limitazioni di
sorta in base ad una specifica disposizione normativa.
Occorre tuttavia rispettare le modalità eventualmente
stabilite per accedere a tali fonti (es.,
identificazione di chi ne chiede copia; accessi
consentiti solo in determinati periodi) o per
utilizzarle (es., obbligo di indicare la fonte dei dati
nel materiale di propaganda;
rispetto delle finalità per le quali determinati
elenchi sono resi pubblici).
C) Dati raccolti da titolari di cariche elettive e di
altre funzioni pubbliche.
I titolari di cariche elettive possono utilizzare le
informazioni raccolte nel quadro delle relazioni
interpersonali con cittadini ed elettori.
Alcune specifiche disposizioni di legge prevedono
altresì che il titolare della carica elettiva possa
richiedere agli uffici di fornire notizie utili
all'esercizio del mandato, che possono essere utilizzate
solo per finalità pertinenti a tale esercizio.
L'eventuale impiego di tali informazioni per iniziative
di propaganda rivolte agli interessati è pertanto
consentita solo in casi particolari nei quali le
iniziative stesse possano risultare in concreto
obiettivamente riconducibili ad attività e compiti
espletati nel corso del mandato.
è illegittima l'eventuale richiesta di ottenere dagli
uffici dell'amministrazione o dell'ente la comunicazione
di intere basi di dati, oppure la formazione di appositi
elenchi «dedicati» da utilizzare per la propaganda fuori
dai predetti casi riconducibili ad attività e compiti
espletati nel corso del mandato.
Non può ritenersi parimenti consentito, da parte di
soggetti titolari di altre cariche pubbliche non
elettive, l'utilizzo per finalità di propaganda di dati
acquisiti per svolgere i relativi compiti istituzionali.
D) Dati raccolti nell'esercizio di attività
professionali e di impresa.
I dati personali raccolti in quanto necessari
nell'esercizio di attività professionali e di impresa
per prestazioni d'opera o per fornire beni e servizi non
sono utilizzabili. La finalità di propaganda non è
infatti riconducibile agli scopi per i quali i dati sono
raccolti.
E) Iscritti a partiti, organismi politici e comitati.
Nell'ambito di partiti, organismi politici, comitati di
promotori e sostenitori, si possono utilizzare
lecitamente, senza un apposito consenso, dati personali
relativi ad iscritti ed aderenti nonchè adaltri
soggetti con cui intrattengono regolari contatti (cfr.
art. 26,com-ma 4, lettera a), del Codice).
F) Iscritti ad altri organismi associativi a carattere
non politico.
Altri enti, associazioni ed organismi senza scopo di
lucro(associazioni sindacali, professionali, sportive,
di categoria,ecc.), possono prevedere che tra i propri
scopi vi siano anche le finalità di propaganda di cui
al presente provvedimento che, se perseguite
direttamente dai medesimi enti, organismi o
associazioni, non richiedono il consenso (cfr. articoli
24, comma, 1, lettera h) e 26, comma 4, lettera a), del
Codice).
3. Fonti documentali non utilizzabili per propaganda
Alcune fonti documentali detenute da soggetti pubblici
non sono utilizzabili, neanche da parte di titolari di
cariche elettive, in ragione della specifica normativa
che ne precluda l'acquisizione a fini di propaganda,
oppure del segreto d'ufficio o della circostanza che
esse sono state acquisite in base ad una normativa che
ne vincolal'utilizzo. Ciò avviene ad esempio nei
seguenti casi:
archivi dello stato civile;
anagrafe della popolazione residente, utilizzabile però
per la comunicazione istituzionale di amministrazioni
pubbliche;
liste elettorali di sezione già utilizzate nei seggi,
sulle quali sono annotati dati relativi ai non votanti e
che sono utilizzabili solo per controllare la
regolarità delle operazioni elettorali;
dati annotati privatamente nei seggi da scrutatori e
rappresentanti di lista, durante operazioni elettorali;
particolari indirizzari e dati raccolti solo per
svolgere le attività istituzionali del soggetto
pubblico o, in generale, per la prestazione di servizi,
anche di cura.
4. Dati utilizzabili previo consenso.
Con il consenso preventivo degli interessati possono
essere utilizzate per iniziative di propaganda altre
fonti documentali.
A) Simpatizzanti e persone contattate.
Partiti, organismi politici, comitati di promotori e
sostenitori e singoli candidati possono utilizzare
lecitamente dati relativi a simpatizzanti o ad altre
persone già contattate per singole iniziative o che vi
hanno partecipato occasionalmente (petizioni, proposte
di legge, richieste di referendum, raccolte di firme,
ecc).
In questi casi, occorre però aver acquisito
preventivamente il consenso scritto, trattandosi di dati
sensibili. Tale consenso può essere anche manifestato
una tantum.
B) Elenchi telefonici.
Nei nuovi elenchi telefonici cartacei ed elettronici,
derivanti dalla disciplina di origine comunitaria
vincolante per il legislatore nazionale, accanto ai
nominativi di alcuni abbonati figurano due simboli che
attestano il consenso prestato, rispettivamente, alla
ricezione di posta a domicilio o di chiamate telefoniche
per finalità diverse dalla comunicazione
interpersonale.
In tali casi, i nominativi sono pertanto utilizzabili
anche per inviare a domicilio materiale di propaganda,
oppure per effettuare chiamate aventi finalità di
propaganda, a seconda dei simboli apposti sull'elenco.
C) Particolari modalità di comunicazione.
In base alla disciplina di origine comunitaria
vincolante per il legislatore nazionale, alcune
particolari modalità di comunicazione richiedono il
consenso specifico di abbonati a servizi di
comunicazione elettronica, compresi gli abbonati a
servizi di telefonia mobile e gli utilizzatori di schede
di traffico prepagato (invio di fax, di messaggi tipo
Sms o Mms; chiamate telefoniche preregistrate; messaggi
di posta elettronica).
Il consenso, che anche in questo caso può essere
acquisito una tantum, deve comunque precedere la
chiamata o il messaggio e deve essere raccolto sulla
base di formule chiare che specifichino espressamente la
finalità di propaganda politica o elettorale. Non è
possibile ricorrere a modalità di silenzio-assenso.
Senza un preventivo consenso informato non è lecito
l'invio di messaggi, newsletter e di altro materiale di
propaganda quando si utilizzano:
dati raccolti automaticamente in Internet tramite
appositi software;
liste di abbonati ad un provider;
dati pubblicati su siti web per specifiche finalità di
informazione aziendale, comunicazione commerciale o
attività istituzionale od associativa;
dati ricavati da forum o newsgroup;
dati consultabili in Internet solo per le finalità di
applicazione della disciplina sulla registrazione dei
nomi a dominio.
D) Dati raccolti e messi a disposizione da terzi.
L'eventuale acquisizione dei dati personali da un
soggetto terzo (il quale potrebbe averli raccolti in
base ad un consenso riferito ai più diversi scopi,
compresi quelli di tipo promozionale o commerciale) non
esime il partito, l'organismo politico, il comitato o il
candidato dall'onere di verificare, anche con modalità
a campione e avvalendosi del mandatario elettorale, che
il terzo:
abbia informato gli interessati riguardo all'utilizzo
dei dati per finalità di propaganda e abbia ottenuto il
loro consenso idoneo ed esplicito. Il consenso deve
risultare manifestato liberamente, in termini
differenziati rispetto all'eventuale prestazione di beni
e servizi e documentato per iscritto;
non abbia violato il principio di finalità nel
trattamento dei dati associando informazioni provenienti
da più archivi, anche pubblici, aventi finalità
incompatibili (articoli 11 e 61 del Codice).
Queste cautele vanno adottate anche quando il terzo,
oltre a fornire i dati, svolge le funzioni di
responsabile del trattamento designato da chi effettua
la propaganda.
5. Obbligo di informativa.
Se i dati sono raccolti presso l'interessato,
quest'ultimo deve essere comunque informato a norma di
legge delle caratteristiche del trattamento, salvo che
per gli elementi che gli siano già noti (art. 13, commi
1 e 2). Quando i dati sono raccolti altrove, e il caso
non rientra tra quelli di cui al successivo punto 6,
l'informativa va fornita all'atto della registrazione o
della prima, eventuale comunicazione a terzi (art. 13,
commi 4 e 5).
L'informativa sintetica, ma efficace, può essere basata
sulla seguente formula semplificata che può essere
inserita anche nei messaggi di posta elettronica o nelle
lettere di propaganda (art. 13, comma 3, del Codice):
Informativa Art. 13 del Codice in materia di protezione
dei datipersonali «I dati che ha fornito liberamente
(oppure: che sono stati estratti da...) sono utilizzati
da... (indicare il titolare del trattamento) solo a fini
di propaganda (o per la selezione dei candidati indicare
anche se i dati verranno utilizzati per analoghe
iniziative o anche da singoli candidati, oltre che da
parte degli organi della forza politica), anche
con strumenti informatici, e non saranno comunicati a
terzi (indicare, se utilizzata, l'eventuale
organizzazione esternache cura l'inoltro). Lei può in
ogni momento accedere ai dati,ottenere di non ricevere
più materiale di propaganda, opporsi al trattamento dei
dati o chiedere di integrarli, rettificarli, ecc.,
rivolgendosi a ...» (indicare le coordinate del predetto
titolare del trattamento o di un suo referente, ad
esempio del responsabile del trattamento
facoltativamente designato).
6. Casi in cui l'informativa non è dovuta.
Il Garante ritiene che nei due seguenti casi il partito,
l'organismo politico, il comitato di promotori e
sostenitori o il singolo candidato non debbano fornire
l'informativa agli interessati secondo le ordinarie
modalità di legge relativamente alle iniziativee
consultazioni in programma sino al 30 giugno 2006.
Questa Autorità, analogamente a quanto già provveduto
in passato, ritiene infatti che l'impiego dei mezzi
necessario per le finalità in esame sia sproporzionato
rispetto ai diritti tutelati (art. 13, comma 5, lettera
c), del Codice), qualora il partito, l'organismo
politico, il comitato di promotori e sostenitori o il
singolo candidato utilizzi i dati solo per le finalità
di cui al presente provvedimento e:
a) li raccolga direttamente da pubblici registri,
elenchi, atti o altri documenti conoscibili da chiunque
senza contattare gli interessati, oppure
b) invii materiale propagandistico di dimensioni ridotte
che, a differenza di una lettera o di un messaggio di
posta elettronica, non renda possibile inserire
un'idonea informativa anche sintetica.
L'Autorità intende anche evitare che, in un breve arco
di tempo, un alto numero di interessati riceva un
elevato numero di informative analoghe da parte di più
soggetti impegnati in iniziative politiche e campagne
elettorali.
Qualora gli interessati siano invece contattati mediante
lettere cartacee, messaggi per posta elettronica o
missive e plichi contenenti più documenti anche di
dimensioni ridotte, l'informativa - secondo la predetta
formula semplificata - potrà essere inserita nella
lettera, nel messaggio, nella missiva o plico, anzichè
essere inviata all'atto della registrazione dei dati
(art. 13, comma 5, lettera c), del Codice).
Dopo il 31 ottobre 2006 partiti, movimenti politici,
comitati di promotori e sostenitori e singoli candidati
che intendano conservare i dati per i quali non si sia
già provveduto all'informativa dovranno informare gli
interessati nei modi previsti dal predetto art. 13
qualora intendano inviare loro una comunicazione.
7. Garanzie e adempimenti.
Nelle iniziative di propaganda e di selezione di
candidati che comportano l'utilizzo di dati personali va
posta attenzione alle garanzie che il Codice prevede a
tutela delle persone a cui essi si riferiscono, i quali
sono a volte di natura sensibile.
Il trattamento non deve essere comunque notificato al
Garante (art. 37 del Codice), quale che sia il soggetto
titolare (partito, organismo politico, comitato di
promotori e sostenitori o singolo candidato).
è altresì facoltativo designare uno o più
responsabili del trattamento (art. 29 del Codice).
Occorre però designare le persone fisiche incaricate
del trattamento (art. 30 del Codice) e adottare, in
conformità al Codice, idonee misure di sicurezza
conformi a quelle previste, a seconda dei casi, dagli
articoli 31-36 e dall'Allegato b) del medesimo Codice.
Deve essere infine dato tempestivo riscontro ad
eventuali richiestecon le quali gli interessati
esercitino i propri diritti ad esempi o per accedere ai
dati che li riguardano, conoscerne l'origine e alcune
modalità del trattamento od opporsi al loro utilizzo,
ad esempio all'ulteriore ricezione di materiale o
chiamate (art. 7 del Codice).
Qualora il titolare di trattamento non fornisca un
riscontro idoneo l'interessato può rivolgersi all'autorità
giudiziaria, oppure presentare un ricorso al Garante;
può altresì presentare a questa Autorità una
segnalazione o un reclamo.
Tutto ciò premesso il garante:
a) ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del
Codice prescrive ai titolari interessati di conformare
il trattamento dei dati personali ai principi richiamati
nel presente provvedimento;
b) ai sensi dell'art. 13, comma 5, del Codice, dispone
che partiti e movimenti politici, comitati di promotori
e sostenitori e singoli candidati possano prescindere
dall'informativa agli interessati nei casi indicati nel
punto del presente provvedimento;
c) dispone che copia del presente provvedimento sia
trasmessa al Ministero della giustizia - Ufficio
pubblicazione leggi e decreti, per la sua pubblicazione
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai
sensi dell'art. 143, comma 2, del Codice.
Roma, 7 settembre 2005
Il Presidente Pizzetti
Il relatore Chiaravalloti
Il segretario generale Buttarelli
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