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IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Vista la
legge 23 agosto 1988, n. 400, recante disciplina dell'attività
di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio
dei Ministri;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante «Nuove
norme in materia di procedimento amministrativo e di
diritto di accesso ai documenti amministrativi»;
Vista la legge 7 giugno 2000, n. 150, recante
«Disciplina delle attività di informazione e di
comunicazione delle pubbliche amministrazioni»;
Visto il decreto del Presidente delle Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, recante «testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa»;
Visto il decreto-legge 14 marzo 2005, n. 35, convertito,
con modificazioni, in legge 14 maggio 2005, n. 80,
recante «Disposizioni urgenti nell'ambito del Piano di
azione per lo sviluppo economico, sociale e
territoriale»;
Visto il decreto legislativo 28 febbraio 2005, n. 42,
che prevede l'istituzione del sistema pubblico di
connettività e della rete internazionale della pubblica
amministrazione;
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82,
recante «Codice dell'amministrazione digitale», che
sancisce e disciplina l'uso delle tecnologie
dell'informazione e della comunicazione nell'azione
amministrativa;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68, che disciplina la posta
elettronica certificata;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri del 6 maggio 2005, recante «Delega di funzioni
in materia di innovazione e tecnologie» al Ministro
senza portafoglio dott. Lucio Stanca;
Viste le «Linee guida del Governo per lo sviluppo della
società dell'informazione nella legislatura», approvate
dal Consiglio dei Ministri in data 31 maggio 2002, nelle
quali, tra gli obiettivi da raggiungere
prioritariamente, é indicata la diffusione dell'impiego
della posta elettronica nella pubblica amministrazione;
Vista la direttiva del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie del 27 novembre 2003 per l'impiego della
posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2004,
n. 8;
Vista la direttiva del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie del 18 dicembre 2003, avente ad oggetto le
«Linee guida in materia di digitalizzazione
dell'Amministrazione per l'anno 2004», pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale n. 28 del 4 febbraio 2004;
Vista la direttiva del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie del 4 gennaio 2005 avente ad oggetto «Linee
guida in materia di digitalizzazione della pubblica
amministrazione per l'anno 2005»,pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale n. 35 del 12 febbraio 2005;
Considerato che un maggior impiego delle tecnologie
informatiche nelle comunicazioni con i cittadini aumenta
l'efficienza delle pubbliche amministrazioni e favorisce
notevoli risparmi;
Ritenuta la necessità di fornire indicazioni operative
alle pubbliche amministrazioni in vista dell'entrata in
vigore del citato decreto legislativo n. 82 del 2005;
E m a n a la seguente direttiva:
Premessa.
La presente direttiva é indirizzata a tutte le
amministrazioni dello Stato e agli enti pubblici
sottoposti alla vigilanza ministeriale; per le Regioni e
gli enti locali e territoriali costituisce un contributo
alle determinazioni in materia, nel rispetto della loro
autonomia amministrativa ed organizzativa.
L'emanazione del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82,
recante «Codice dell'amministrazione digitale» (di
seguito indicato come «Codice») e del decreto
legislativo del 28 febbraio 2005 n. 42, che ha istituito
il «sistema pubblico di connettivita»
e la «rete internazionale della pubblica
amministrazione», segna un determinantepasso avanti nel
processo di modernizzazione della
pubblicaamministrazione fornendo gli strumenti normativi
necessari a dare al processo di digitalizzazione. La
puntuale disciplina di fondamentali istituti quali, ad
esempio, le firme elettroniche, il documento
informatico, la posta elettronica, la carta nazionale
dei servizi e la carta di identità elettronica,
attribuisce alla pubblica amministrazione gli strumenti
tecnico-giuridici attraverso cui ripensare la propria
organizzazione in chiave digitale al fine di fornire a
cittadini ed imprese i propri servizi «on line»
realizzando, nel contempo, una progressiva riduzione dei
costi ed un incremento della efficienza e della
trasparenza.
Il «Codice dell'amministrazione digitale» che entrerà
in vigore il 1° gennaio 2006 sancisce obblighi e fissa
termini in vista dei quali é opportuno che le
amministrazioni si preparino adeguatamente.
Attraverso un esame generale dei principali istituti
trattati dalle richiamate norme, la presente direttiva
vuole, pertanto, costituire un momento di riflessione e
di stimolo per questa ulteriore e nuova sfida alla quale
tutta la P.A. é chiamata indicando di seguito alcuni
punti fondamentali dei quali le amministrazioni dovranno
fin d'ora assicurare l'attuazione.
1) Comunicazione telematica tra pubblica amministrazione
e cittadini.
L'art. 3 del codice sancisce il principio generale in
base al quale i cittadini e le imprese hanno il diritto
di «richiedere»
e di «ottenere» l'uso delle tecnologie telematiche nelle
comunicazioni con le pubbliche amministrazioni centrali
e con i gestori di pubblici servizi statali.
Il medesimo principio é ripreso anche dal decreto-legge
14 marzo 2005, n. 35 «Disposizioni urgenti nell'ambito
del Piano di
azione per lo sviluppo economico, sociale e
territoriale», convertito, con modificazioni, nella
legge 14 maggio 2005, n. 80 che, al comma 3-quater
dell'art. 7, stabilisce l'obbligo per le amministrazioni
statali di ricevere nonché inviare, ove richiesto, in
via telematica, nel rispetto della normativa vigente, la
corrispondenza, i documenti e tutti gli atti relativi ad
ogni adempimento amministrativo.
a) Comunicazione esterna e posta elettronica:
l'obbligo di comunicare per via telematica con i
cittadini e le imprese che lo richiedano presuppone che
l'amministrazione si adoperi per rendersi facilmente
raggiungibile telematicamente; si rende, pertanto,
necessario esporre ed evidenziare adeguatamente, sui
siti istituzionali di ogni amministrazione, gli
indirizzi di posta elettronica utilizzabili dai
cittadini, rendendo facilmente reperibili gli indirizzi
di posta elettronica degli uffici competenti per gli
atti ed i procedimenti di maggiore interesse, con
l'indicazione di quelli abilitati alla posta
certificata.
Si segnala che le medesime informazioni devono essere
inserite anche nel sito www.indicepa.gov.it
Si rammenta inoltre che, ai sensi dell'art. 54 del
codice, le amministrazioni sono tenute, fra l'altro, ad
evidenziare sul proprio sito i principali procedimenti
di competenza indicando gli eventuali termini, il nome
del responsabile e l'unità organizzativa responsabile
dell'istruttoria, nonché l'elenco dei servizi già
disponibili in rete e di quelli di imminente
attivazione.
b) Servizi telematici di informazione preventiva:
nell'ottica di una proficua collaborazione tra pubblica
amministrazione e cittadino, é utile che le
amministrazioni provvedano ad organizzarsi per
realizzare servizi di informazione preventiva in
modalità telematica, al fine di fornire
tempestivamente, per posta elettronica, a coloro che lo
abbiano esplicitamente richiesto, informazioni,
documenti e notizie in merito a scadenze
(amministrative, tributarie, ecc...) o a pagamenti da
effettuare, moduli o formulari per richieste o eventuali
rinnovi, ecc. L'amministrazione dovrà adeguatamente
pubblicizzare tale servizio, non appena attivato. Un
ruolo di rilievo potrebbe essere svolto, in tal senso,
dagli uffici relazioni con il pubblico, conformemente ai
rilevanti compiti affidatigli dalla legge n. 150 del
2000.
I cittadini che avranno cura di comunicare il proprio
indirizzo di posta elettronica potranno anche ricevere,
con congruo anticipo, informazioni relative ai documenti
personali e alle licenze che hanno durata predeterminata
di cui sono titolari, allorché la relativa validità
sia prossima alla scadenza. Riceveranno, altresi,
telematicamente i moduli necessari per l'eventuale
rinnovo.
Sarà opportuno che ogni amministrazione provveda,
preliminarmente, ad un'accurata selezione delle
informazioni che possono essere fornite a richiesta, in
via telematica, organizzandole e classificandole per
categorie, quali per esempio:
a) informazioni specifiche e documenti d'interesse
individuale del cittadino o dell'impresa;
b) informazioni relative a comunicazioni istituzionali
(es. avviso circa la realizzazione da parte della
singola amministrazione di un nuovo servizio);
c) informazioni collegate a scadenze o adempimenti da
assolvere nei confronti della pubblica amministrazione.
Le amministrazioni dovranno evidenziare, comunque, che
il cittadino é tenuto ad assolvere i propri obblighi
legati agli adempimenti scadenzati, a prescindere
dall'effettiva ricezione della comunicazione da parte
dell'amministrazione.
2) Comunicazione interna alle pubbliche amministrazioni.
é stata più volte ribadita, in particolare nella
direttiva per l'impiego della posta elettronica nelle
pubbliche amministrazioni, datata 27 novembre 2003,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 12 gennaio 2004, n.
8, l'importanza strategica che l'utilizzo intensivo ed
esteso della posta elettronica riveste nell'ottica di un
cambiamento radicale della pubblica amministrazione. Lo
strumento della posta elettronica, inteso come mezzo di
comunicazione e trasmissione di documenti, informazioni,
dati (sia all'interno della P.A. che nei confronti dei
terzi) presenta caratteristiche di economicità,
semplicità e velocità di trasmissione, facilità di
archiviazione, possibilità di invio multiplo,
integrabilità con altri strumenti ed applicazioni
telematiche e infine, di affidabilità.
Per tali motivi l'art. 47 del codice sancisce che «Le
comunicazioni di documenti tra le pubbliche
amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo
della posta elettronica», precisando che esse sono
valide ai fini del procedimento amministrativo se ne sia
verificata la provenienza specificando le modalità che
consentono la verifica della «provenienza»
delle comunicazioni allo scopo di conferire ad esse
efficacia legale certa.
Si rammenta inoltre che, dal primo gennaio del 2006,
tutte le pubbliche amministrazioni dovranno privilegiare
l'uso della posta elettronica come canale di
comunicazione anche con i propri dipendenti.
Alla luce delle considerazioni svolte, la prosecuzione
delle tradizionali forme di comunicazione, nonostante
sussista la possibilità di ricorrere alla posta
elettronica, configura l'inosservanza di una
disposizione di legge e una fattispecie di improprio uso
di denaro pubblico.
3) Carta Nazionale dei Servizi.
La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) é lo strumento
informatico che le pubbliche amministrazioni rilasciano
ai cittadini per consentire loro di accedere, attraverso
la rete, a quei servizi per i quali sia necessaria
l'identificazione in rete del soggetto. La CNS é
regolamentata ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 2 marzo 2004, n. 117 che ne stabilisce le
modalità d'uso e di diffusione.
La possibilità di supportare molteplici contenuti la
rende strumento di grande utilità. Alcune
amministrazioni regionali hanno già utilizzato la CNS,
in alcuni casi cumulandone le funzionalità con quelle
della Tessera Sanitaria (TS), con notevole vantaggio
anche ai fini dell'accesso alle prestazioni mediche ed
ospedaliere.
Al fine di accelerarne ed armonizzarne la diffusione, si
rende opportuno che le pubbliche amministrazioni locali
che intendano avviare progetti di emissione della CNS in
regioni che abbiano già avviato la diffusione della CNS,
in linea con quanto disposto dall'art. 50 del
decreto-legge 30 settembre 2003, n. 269, promuovano
specifici accordi con la Regione stessa.
Tenuto conto che il numero di CNS in circolazione é di
oltre dieci milioni e che molte sono in procinto di
essere emesse, tutte le pubbliche amministrazioni che
erogano servizi in rete devono provvedere - in coerenza
con quanto previsto nell'art. 5, comma 2 del decreto del
Presidente della Repubblica 2 marzo 2004, n. 117 - a
consentire l'accesso ai servizi ai titolari di tutte le
CNS, indipendentemente dall'ente di emissione delle
stesse.
Contestualmente, le amministrazioni sono tenute a dare
esplicita pubblicità nei propri siti istituzionali
della possibilità di usufruire dei servizi offerti ai
cittadini utilizzando la CNS come strumento di accesso.
Si segnala che, in attuazione dell'art. 1 commi 192 e
seguenti, della legge 30 dicembre 2004, n. 311, (legge
finanziaria 2005), e del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 31 maggio 2005, pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale 18 giugno 2005, n. 140, il Centro
nazionale per l'informatica nella pubblica
amministrazione (di seguito Cnipa) é in procinto di
stipulare con il vincitore della apposita procedura di
gara, un contratto quadro per la fornitura di un
quantitativo massimo di 3 milioni di CNS, che
consentirà alle amministrazioni l'acquisizione di carte
di riconoscimento in rete e dei relativi servizi di
gestione con procedure semplificate, con costi ridotti e
con la garanzia di controllo della qualità e della
rispondenza agli standard di interoperabilità. Si
raccomanda alle amministrazioni il ricorso al predetto
contratto quadro che la richiamata legge finanziaria
prescrive «ai fini del miglioramento della efficienza
operativa della pubblica amministrazione e per il
contenimento della spesa pubblica».
4) Transazioni economiche on line.
Nel corso di questi ultimi anni, in conformità alle
direttive del Ministro per l'innovazione e le tecnologie
ed in attuazione della prima fase del «Piano nazionale
di e-government», le pubbliche amministrazioni hanno
reso disponibili molti servizi on line per cittadini ed
imprese, taluni dei quali prevedono anche il versamento
di una somma di denaro (a titolo di pagamento di tasse,
imposte, contributi, diritti di segreteria ecc. ...).
Tuttavia, soltanto alcune amministrazioni hanno reso
possibile l'effettuazione di tali pagamenti in modalità
telematica.
é, quindi, necessario che le pubbliche amministrazioni
consentano all'utente, nell'ambito della medesima
procedura telematica, l'effettuazione del pagamento, a
qualunque titolo ad esse dovuto.
é, peraltro, auspicabile che sia prevista
l'utilizzazione di una pluralità di canali di pagamento
elettronico per fornire agli utenti la libera scelta tra
diverse opzioni (internet, sportelli bancomat ecc. ...).
Al fine di semplificare le operazioni di
contabilizzazione e controllo dei pagamenti effettuati
é opportuno che essi siano univocamente identificabili
attraverso un codice, generato automaticamente, che
individui l'ente cui il pagamento é diretto, la
tipologia di pagamento (tributi, contributi, diritti,
ecc. ...) e la data del pagamento.
Ai fini della corretta autenticazione dell'utente
potranno essere utilizzate la Carta nazionale dei
servizi o la Carta di identità elettronica, strumenti
che garantiscono anche il necessario livello di
sicurezza.
Al fine di incentivare i pagamenti in modalità
telematica ed in considerazione dei risparmi gestionali
che ne possono derivare, le amministrazioni dovranno
ricercare soluzioni che consentano di contenerne il
costo a carico dell'utente entro limiti massimi non
superiori a quelli di altri mezzi di pagamento.
5) Conferenza di servizi on line.
La conferenza di servizi, disciplinata dalla legge 7
agosto 1990, n. 241, costituisce un nodo centrale della
semplificazione del procedimento amministrativo essendo
il luogo ideale in cui competenze ed interessi diversi
vengono ad essere rappresentati trovando il necessario
raccordo e coordinamento. Si tratta di un modulo
organizzativo volto a consentire la partecipazione al
medesimo procedimento di diverse amministrazioni ed enti
che, in un'unica sede ed in tempi rapidi, giungono
all'adozione di un unico provvedimento amministrativo
condiviso.
La recente modifica della legge n. 241/1990, operata
dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15, ha
significativamente inciso sulla sua disciplina,
semplificandone ulteriormente le modalità di
svolgimento ed introducendo, tra le novità più
rilevanti, la possibilità di effettuare la conferenza
di servizi attraverso l'uso dell'informatica. Il comma
5-bis dell'art. 14 della legge n. 241/1990, peraltro,
richiamato dall'art. 41, comma 3, del codice afferma,
infatti, che «previo accordo tra le amministrazioni
coinvolte, la conferenza dei servizi é convocata e
svolta avvalendosi degli strumenti informatici
disponibili, secondo i tempi e le modalità stabiliti
dalle amministrazioni medesime».
Il quadro normativo attuale e la varietà di strumenti
tecnologici disponibili consentono già alla P.A. di
svolgere la propria attività in modo più efficiente ed
efficace; l'uso dell'informatica per la conferenza di
servizi consente anche il superamento dei vincoli
spaziali e temporali, facilitando ulteriormente il
raccordo tra le amministrazioni con conseguente
riduzione dei tempi e dei costi.
Infatti, attraverso l'uso degli strumenti informatici,
le pubbliche amministrazioni coinvolte in un unico
procedimento amministrativo potranno essere convocate e
partecipare ad una conferenza di servizi assicurando la
contemporanea partecipazione alle riunioni dei loro
rappresentanti, anche da un luogo diverso dalla sede
dell'amministrazione procedente, virtualmente unite dal
contemporaneo utilizzo di collegamenti telematici
(conferenza svolta in modalità sincrona) ovvero,
collegandosi al tavolo virtuale della conferenza in
tempi diversi (conferenza svolta in modalità
asincrona). La scelta riguardo alla modalità ritenuta
più adeguata alla singola fase ed alla tipologia di
conferenza e di interessi coinvolti é demandata
all'accordo preventivamente raggiunto dalle medesime
amministrazioni.
Si precisa che, nell'ambito delle proprie competenze, il
Cnipa é stato incaricato di predisporre un'apposita
procedura informatica utilizzabile da tutte le
amministrazioni pubbliche ed in grado di consentire la
convocazione e l'effettuazione delle conferenze di
servizi in modo semplice ed univoco, nel pieno rispetto
della normativa vigente. Detta procedura, basata
sull'uso di strumenti informatici di larga diffusione
(posta elettronica, sistemi di chatting, forum, video o
teleconferenza, ecc. ...), consentirà l'adeguamento
alle specifiche fasi ed esigenze di ogni conferenza.
Attraverso una specifica sperimentazione saranno
verificate sul campo tutte le funzionalità della
piattaforma in modo da renderne omogenea ed uniforme
l'applicazione.
Le economie scaturenti dall'uso della suddetta
piattaformarealizzeranno l'ulteriore obiettivo di
rendere la conferenza diservizi uno dei più efficaci
strumenti di semplificazione erazionalizzazione
dell'azione amministrativa.
6) Sicurezza dei sistemi informativi.
Lo sviluppo della comunicazione telematica con cittadini
e imprese e la conseguente necessità di operare sulla
rete rendono essenziale l'adozione di adeguate misure di
sicurezza informatica per rispondere all'esigenza di
garantire riservatezza e integrità dei contenuti,
continuità e disponibilità dei servizi.
Si richiamano le seguenti disposizioni del codice la cui
attuazione richiede particolari cautele dal punto di
vista della sicurezza informatica: l'art. 5
(Effettuazione dei pagamenti con modalità
informatiche), l'art. 51 (Sicurezza dei dati), l'art. 57
(Moduli e formulari); non vanno sottovalutati, inoltre,
gli aspetti relativi alla sicurezza in relazione agli
articoli 31 (Obblighi di sicurezza) e 34 (Trattamento
con strumenti elettronici) del decreto legislativo
«Codice in materia di protezione dei dati personali».
é, pertanto, necessario che le pubbliche
amministrazioni statali che non vi abbiano già
provveduto, attuino quanto già previsto nella direttiva
sulla sicurezza informatica e delle telecomunicazioni
del 16 gennaio 2002 che, all'allegato 2, prevede che
esse definiscano, progettino e realizzino, misure
relative:
all'organizzazione della sicurezza (al riguardo vedasi
anche l'art. 17 del codice, «Strutture per
l'organizzazione,
l'innovazionee le tecnologie»);
alla gestione della sicurezza;
all'analisi e gestione del rischio;
al controllo fisico/logico degli accessi;
alla protezione antivirus;
alla gestione dei supporti;
tenendo conto, altresì, delle indicazioni del Comitato
tecnico nazionale sulla sicurezza informatica e delle
telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni
raccolte nell'apposito documento «Proposte concernenti
le strategie in materia di sicurezza informatica e delle
telecomunicazioni (ICT) per la pubblica amministrazione»
consultabile sui siti www.innovazione.gov.it e
www.cnipa.gov.it
7) Strutture per l'organizzazione, l'innovazione e le
tecnologie.
Infine, si rammenta che le amministrazioni statali, ai
sensi dell'art. 17 del codice, per garantire
l'attuazione delle disposizioni normative e delle
direttive volte alla riorganizzazione e alla
digitalizzazione della P.A., devono individuare un
«centro di competenza» interno cui afferiscano, tra
l'altro, i compiti di coordinamento strategico dello
sviluppo dei sistemi informativi, di indirizzo,
coordinamento e monitoraggio dello sviluppo dei servizi
sia interni che esterni, di analisi e cooperazione alla
revisione della organizzazione dell'amministrazione, di
garanzia della coerenza tra l'organizzazione e
l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della
comunicazione, nonché di promozione delle iniziative
necessarie ad assicurare la più rapida attuazione della
presente direttiva.
Si sottolinea che la norma usa la generica espressione
«centro di competenza» affinché ciascuna
amministrazione possa identificarlo nella struttura
organizzativa (Direzione, Dipartimento, Ufficio, ecc..)
ritenuta più idonea nell'ambito della propria
organizzazione, anche in considerazione del fatto che
presso varie pubbliche amministrazioni esistono già
strutture cui sono demandate tali funzioni.
La presente direttiva sarà inviata ai competenti organi
di controllo e sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della
Repubblica italiana.
Roma, 18 novembre 2005
Il Ministro: Stanca
Registrata alla Corte dei conti il 29 dicembre 2005
Ministeri istituzionali - Presidenza del Consiglio dei
Ministri,registro n. 14, foglio n. 32
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